Selecteer een pagina

Één van de drie trends in lean/agile op dit moment is (toyota) kata. De andere twee, scrum en lean start-up, krijgen op het moment echter meer aandacht. Ik vind dat onterecht. Kata is een uitstekende manier om leidinggeven echt aan het werk te laten gaan met de filosofie achter lean. Zeker als je het combineert met Management Drives. Een goed katagesprek biedt namelijk kansen om alle ‘kleuren’ aan te spreken. Na ongeveer anderhalf jaar testen, geef ik graag een aantal bevindingen. In deze serie blogs zal ik het een en ander uiteenzetten vanuit het katagesprek. In deel twee: de Doeltoestand / Target Condition.

Doeltoestand / Target Condition

Geel

Het lastigste onderdeel van een katagesprek is toch echt de doeltoestand. Ongeacht de drijfveer van een persoon. Personen met een gele drijfveer, begrijpen dit over het algemeen goed. Het model is bekend, maar het is voor hen lastiger om echt concreet te worden. Het is wel de bedoeling dat de doeltoestand steeds duidelijker wordt naarmate deze dichterbij komt! Verleid daarom personen met een gele drijfveer tot het doen van uitspraken waarmee de situatie duidelijker wordt. Vragen als ‘hoe ziet de wereld er dan uit?’ en ‘waaraan herken je dat dan?’ helpen hen tot het verhelderen van de doeltoestand. Behoed hen voor het steeds aanpassen van het proces waar je naar toewerkt, leg hiervoor steeds de relatie met de hoshin en de huidige situatie. Benadruk ook dat het werkproces niet beter wordt van steeds een doeltoestand aanpassen, maar wel van het aangaan van experimenten om zeker te weten of de doeltoestand haalbaar is. Een abstracte term als kennisgrens, is voor personen met een gele drijfveer vaak geen probleem.

Groen

Een ‘kennisgrens opzoeken’ is absoluut niet de favoriete bezigheid van een persoon met een groene drijfveer. Hoe krijg je immers de zwakkere in het team mee met zoiets vaags als een situatiebeschrijving in de toekomst op een pad die onvoorspelbaar is? Zorg daarom in het katagesprek voor houvast. Het systeem is duidelijk: lean draait ook om het juist inzetten van talent. We werken aan een nieuwe situatie, maar wel door samen stappen te zetten. Benadruk voor groene mensen dan ook het gedeelte van het gesprek wat gaat over ‘parkeren van obstakels’. Doordat de kata in feite gaat om PDCA en kleine stappen, zijn er voldoende mogelijkheden om de zwakkeren in de groep te laten aansluiten óf een veel betere functie voor hen te vinden.

Oranje

Bij een prestatiegerichte drijfveer is een doeltoestand in het begin ook een hel. Het is te vaag, je kan er nog niks concreets mee en vol energie aanpakken óf totaal negeren zijn de enige opties. Om dat laatste te voorkomen, is het van belang om in het begin de PDCA te benadrukken in plaats van de doeltoestand. Komt de doeltoestand dichterbij, is het prettig om een persoon met een oranje drijfveer een leidende rol te geven bij het behalen van de doeltoestand.

Blauw

Een doeltoestand voor een blauw persoon, maakt angstig. De bedoeling van een doeltoestand is om een kennisgrens op te zoeken. Dit biedt dus geen houvast als het gaat om procedures en methodieken. Benadruk voor blauwgedreven personen dat hij/zij het zelf in de hand heeft tijdens de PDCA. Het lijkt vaag en ver weg, maar de logica van ‘eerst zien, dan geloven’ is een heel duidelijke structuur en past in de denkwereld. Dat verschillende PDCA’s leiden tot een nieuwe toestand/een nieuw proces, past ook in deze logica. Het is van belang om de nadruk te leggen op de onderliggende structuur.

Rood

Kan dit niet wat sneller, duidelijker, meetbaar gemaakt worden? Voor rode personen valt op het eerste gezicht weinig te beleven aan een doeltoestand. Het is mij al regelmatig gebeurd dat een roodgedreven persoon zei: die doeltoestand is af, op naar de volgende (en dan het liefst met de toevoeging: “die moet er zo én zo uitzien”). Terwijl ondertussen een groot deel van het team nog vragen had over details. Dit is om voortgang te maken zeker heel prettig. Gebruik deze energie dan ook om ‘kenmerken’ van de doeltoestand te verzamelen. Welk zichtbaar gedrag hoort bij de doeltoestand? Hoe ziet dat eruit? Dit zal het hele team helpen om richting te krijgen in de doeltoestand en stappen en obstakels te bepalen. Let wel op dat aannames altijd getoetst worden in een PDCA.

Paars

Deze combinatie is lastig: de veiligheid van een doeltoestand is namelijk nihil. Het past niet bij het concept van een doeltoestand. Bij een paarsgedreven persoon wordt het hard werken om een gevoel van veiligheid en vertrouwdheid te geven bij de beschreven toekomstige situatie. Probeer aan te sluiten bij de waarden die leven bij de persoon. Laat bijvoorbeeld de persoon uitgebreider vertellen wat de interpretatie is van de doeltoestand. Verfijn het, waar nodig, met de kenmerken die bij de groep horen.

Lean leider worden?

Uiteraard is dit geen volledig overzicht en ook nog geen harde wetenschap. Daarom hoor ik graag aanvullingen en eigen bevindingen. Toch merk ik dat het mij helpt bij het houden van katagesprekken: het zorgt voor een duidelijker en prettiger gesprek.

Wil je meer weten over het gebruiken van kata als coachingstechniek, meld je dan aan voor de Lean Kata Change Master en wordt een echte sensei.

Wil jij dat ik voor jou bijhoudt wat de laatste innovaties in de overheid zijn? Dan mail ik jou maximaal twee keer per maand.

Een eZine die voorbij de hype gaat en je helpt bij een nieuwsgierige mindset. Je kan je afmelden wanneer jij wilt. Ik gebruik de opgeslagen informatie alleen voor dit eZine.

Je bent ingeschreven!

Share This