Selecteer een pagina

Één van de drie trends in lean/agile op dit moment is (toyota) kata. De andere twee, scrum en lean start-up, krijgen op het moment echter meer aandacht. Ik vind dat onterecht. Kata is een uitstekende manier om leidinggeven echt aan het werk te laten gaan met de filosofie achter lean. Zeker als je het combineert met Management Drives. Een goed katagesprek biedt namelijk kansen om alle ‘kleuren’ aan te spreken. Na ongeveer anderhalf jaar testen, geef ik graag een aantal bevindingen. In deze serie blogs zal ik het een en ander uiteenzetten vanuit het katagesprek. Te beginnen met de Hoshin Kanri.

Hoshin / Droom / Gewaagd Doel

Geel

Bij uitstek is de hoshin iets waar een geel persoon op los kan gaan. Een katagesprek begint voor een persoon met een gele drijfveer altijd mooi. Let op dat gele personen gedurende het gesprek steeds meer verveeld raken. Verwijs daarom vaker naar het gewaagde doel en de doeltoestand bij het bespreken van de PDCA. Behoed jezelf wel voor het te snel aanpassen van deze twee onderdelen. Uit ervaring weet ik dat behoorlijk wat (overheids)managers gele drijfveren hebben, waardoor het ter discussie stellen van de Hoshin Kanri vaak leidt tot weinig voortgang. Leg daarom de nadruk op de theorie achter de kata: het laag leggen van de verantwoordelijkheid, de wetenschappelijke benadering van PDCA, en het verleggen van kennisgrenzen.

Groen

De inhoud van de Hoshin is sterk van invloed op hoe personen met een groene drijfveer omgaat met de uitdaging. Hoshin die nogal gericht zijn op efficiency zullen echt niet werken bij groen-gedreven personen. Dit wordt al snel uitgelegd als ‘afrekenen’ en ‘controleren’. Dit past niet bij het streven naar harmonie, maar bij gevoelloosheid. Hoshin die gericht zijn op het wij-gevoel worden daarentegen ontvangen als heerlijk en krachtig. Zorg daarom bij het bespreken van de hoshin voor het tonen van gevoel door een waarde te benadrukken. Dit kan ook door dit extra aandacht te geven bij het bespreken van de doeltoestand.

Oranje

Het voordeel van de oranje drijfveer is dat zij vaak al zelf invulling geven aan wat de hoshin voor hen betekent. Dit is overigens meteen ook het grootste nadeel. Het is van belang om oranjegedreven personen daarom de kans te geven om hun interpretatie te geven van de hoshin. Niet om de hoshin aan te passen, maar om te begrijpen waar de oranje persoon wil (en zal!) bijdragen aan het behalen van resultaat. Blijf overigens zeker niet hangen bij de hoshin. De PDCA en de huidige situatie, zijn voor hen het belangrijkste onderdeel.

Blauw

Benadruk dat een katagesprek een structuur volgt en dat daar het ‘waarom’ van de hoshin gewoon bij hoort. Een blauw persoon begrijpt dit deel van een katagesprek wel, maar heeft veel meer aandacht voor het ‘hoe’. Overigens komt het niet zelden voor dat personen met een blauwe drijfveer de discussie willen aangaan over de hoshin als ‘niet-haalbaar’. Benadruk daarom de rationaliteit van de structuur van een katagesprek: werken vanuit een abstract doel naar concrete handeling. De belofte dat het in de PDCA duidelijk wordt, helpt hierbij. En komt ook altijd uit.

Rood

Als je drijfveer daadkracht is, dan is een katagesprek in het begin redelijk lastig. Een goed katagesprek is snel en krachtig, maar het duurt echt wel even voordat een katagesprek echt in 10 minuten is afgerond. Zeker de hoshin is dan nog te veel ‘blabla’. Blijf hier niet te lang bij stilstaan, maar benadruk kort het eindstation, zodat het gesprek gaat over wat we nu, vandaag, gaan doen.

Paars

Een hoshin voelt al snel als te ambitieus voor een paarsgedreven persoon. Zorg er daarom voor dat de hoshin als vanzelfsprekend voelt. “Dit is iets wat we misschien niet zijn, maar wel willen zijn.” Het is van belang dat in de hoshin duidelijk is dat het de onderlinge verbinding is van de organisatie bevordert. Een hoshin kan een paarsgedreven persoon echt enthousiast maken om zichzelf op te offeren voor de organisatie. Als een hoshin echter niet past bij de overtuigingen, wordt een katagesprek zwaar. Zoek dan in het gesprek naar een manier om het gevoel van onveiligheid duidelijk te krijgen, zodat deze eventueel omgebogen kan worden.

Lean leider worden?

Uiteraard is dit geen volledig overzicht en ook nog geen harde wetenschap. Daarom hoor ik graag aanvullingen en eigen bevindingen. Toch merk ik dat het mij helpt bij het houden van katagesprekken: het zorgt voor een duidelijker en prettiger gesprek.

Wil je meer weten over het gebruiken van kata als coachingstechniek, meld je dan aan voor de Lean Kata Change Master en wordt een echte sensei.

Wil jij dat ik voor jou bijhoudt wat de laatste innovaties in de overheid zijn? Dan mail ik jou maximaal twee keer per maand.

Een eZine die voorbij de hype gaat en je helpt bij een nieuwsgierige mindset. Je kan je afmelden wanneer jij wilt. Ik gebruik de opgeslagen informatie alleen voor dit eZine.

Je bent ingeschreven!

Share This