Selecteer een pagina

Volgens managementteam zijn gebrek aan collegialiteit en luiheid de twee grootste ergernissen op de werkvloer. Twee ergernissen die in vergaderingen heel duidelijk naar voren komen. Daar wordt verwacht dat we samenwerken en dat er acties uitgezet worden. Maar hoe doe je dat? En hoe kan scrum / lean je hierbij helpen?

Eerder blogde ik al over het opzetten van een persoonlijke kanban, waarmee je met scrumtechnieken een systeem maakt om overzicht te houden op je werkvoorraad. Ondertussen ben ik daar al weer drie weken mee bezig en het bevalt nog steeds.

Dat bracht ons, het leanteam van Medemblik, op een idee: kunnen we de technieken uit de persoonlijke kanban niet gebruiken voor een vergadering? Vergaderingen zijn vaak immers zo langdradig en ineffectief? Én iedereen zit wel eens in een vergadering. Dus het is ook nog eens tastbaar.

Daarom zijn wij de afgelopen zomer een uitdaging aangegaan. Wij gaan kijken of het mogelijk is om een actieve én leuke vergadering te krijgen? Gebruik makend van de kennis die wij hebben van lean, scrum en de creatieve technieken van Ynnovate?

Dit heeft ondertussen geleid tot een training waarbij je een traditionele agenda vervangt door vijf eenvoudige borden:

  1. Een lachende smiley
  2. Een huilende smilley
  3. Scrum: werkvoorraad
  4. Scrum: mee bezig
  5. Scrum: gedaan

Hierbij zijn de laatste drie vergelijkbaar met die in mijn blog over persoonlijke kanban. Die zal ik dan niet verder toelichten. De eerste twee zijn ‘nieuw’ en dienen voor die tijdverslindende onderdelen van een vergadering: Mededelingen, Rondvraag, die collega-met-dat-project-dat-alleen-hijzelf-interessant-vindt-maar-waar-eigenlijk-weinig-gebeurt, de rondvraag en natuurlijk de onvermijdelijke w.v.t.t.k.

Hoe pas je dit dan toe?

  1. Start de vergadering met een techniek om kennis te maken. Ook al ken je elkaar al jaren, zorg ervoor dat de sfeer ontspannen en open wordt (Kijk voor voorbeelden naar de presentatie);
  2. Als iedereen op zijn gemak is, vraag je om op een post-it te schrijven wat zij vinden dat goed gaat en wat minder goed gaat binnen de afdeling/het project/op het werk;
  3. Dit plakken ze vervolgens op de juiste smiley. Natuurlijk alles wat goed gaat op de lachende smiley en alles wat minder goed gaat op de huilende;
  4. Behandel dit in ongeveer 10-15 minuten alsof het mededelingen zijn;
  5. De post-its op de huilende smiley plak je vervolgens op het scrumbord in de werkvoorraad;
  6. Je laat iedereen vervolgens bepalen welke onderwerpen besproken gaan worden vanuit de werkvoorraad. Doe dit bijvoorbeeld door te stemmen;
  7. Verder verloopt de vergadering volgens de standaard scrumtechnieken;
  8. Aan het eind van de vergadering maak je foto’s van de scrumborden en deel je deze bijvoorbeeld via whatsapp of mail aan je collega’s. Zo heeft iedereen meteen notulen en een actielijst bij zich;
  9. De post-its neemt de voorzitter van de vergadering, gesorteerd op plaats in de scrum, weer mee. Of hij laat het gehele bord op de afdeling hangen; en
  10. De volgende keer kan je weer verdergaan waar je gebleven was.

Eenvoudiger wordt het niet. En of het werkt? Geen idee. De 20 collega’s in de trainingen waren in ieder geval erg enthousiast. Maar of dit ook daadwerkelijk betekent dat je meteen zo aan de slag gaat met de techniek… Daar kom ik nog op terug.

Ik hoor graag aanvullingen, verbeteringen of ervaringen. Laat het me even weten (of deel het hieronder). En wil je ook echt aan de slag, ik geef deze training ook gratis als in-company training.

Wil jij dat ik voor jou bijhoudt wat de laatste innovaties in de overheid zijn? Dan mail ik jou maximaal twee keer per maand.

Een eZine die voorbij de hype gaat en je helpt bij een nieuwsgierige mindset. Je kan je afmelden wanneer jij wilt. Ik gebruik de opgeslagen informatie alleen voor dit eZine.

Je bent ingeschreven!

Share This